Bradt, Thorsten

Ein agiles Projektmanagement orientiert sich an unterschiedlichen Methodensets bzw. Frameworks, die auf eine flexible Anpassung an tatsächlich gegebene Bedingungen ausgerichtet sind. Dabei wird ein adaptives Planen fokussiert und die zur Verfügung stehende Zeit stellt sich insoweit als entscheidender Faktor für einen Erfolg des Ansatzes dar. Insbesondere das Rahmenwerk Scrum basiert auf einer „schnellen“ Abstimmung aller Beteiligten und durchläuft streng aufeinander abgestimmte Phasen – etwa Sprints oder Backlogs. Dieses Framework, verbindlich am sogenannten Scrum Guide ausgerichtet, setzt insbesondere sich selbstorganisierende Teams, die gemeinsame Werte teilen und sich auf die 12 Prinzipien des Agilen Manifests stützen, voraus. Highlights: ■ Agiles versus klassisches Projektmanagements ■ Rollen, Ereignisse und Artefakte im Detail ■ Szenarien zur Initiierung, Planung und Durchführung mit Kanban ■ Planspiele – spielerisches Planen: Kreativitätstechniken ■ Das PLUS: Ausblick – „Was ist ‚duales‘ Projektmanagement?“ Für eine erfolgreiche Teilnahme sind keine spezifischen Vorkenntnisse erforderlich.

Outlook präsentiert sich als „die“ Zentrale in der Unternehmenskommunikation. Regelmäßig unterschätzt werden die Module „Ordner“, „Notizen“ und „Verknüpfungen“. Effizient eingesetzt, ermöglichen sie - neben den neuen Outlook-Gruppen - eine strukturierte und gleichsam flexible Teamarbeit, beispielsweise im Hinblick auf eine gemeinsame Nutzung von Vorlagen, die einem verbindlichen Corporate Wording (CW) dienen. Daneben stellt sich in der externen und internen Unternehmenskommunikation das Modul „E-Mail“ als zentral dar. Über standardisierte und teils automatisierte Workflows ermöglicht es eine zeitsparende Erledigung der anfallenden Korrespondenz. Kernthemen: Systematische Nutzung von Outlook – individuell und im Team Organisation mit Ordnern, Notizen und Verknüpfungen Konfiguration gemeinsamer, lokaler und cloudbasierter Verzeichnisse Professioneller Umgang mit E-Mail („Power“-Workflows) Das PLUS: Individuelle Einstellungen im „Backstage“-Bereich

Unter Project, das sich nahtlos in das Office-Paket von Microsoft bzw. unter MS 365 einfügt, werden sogenannte Vorgänge bearbeitet. Gemeint sind damit unter anderem individuelle oder auf eine Teamarbeit ausgerichtete Aufgaben (Vorhaben). Dabei können sequenzielle und mittlerweile auch iterative Entwicklungen vollständig abgebildet werden. Basispläne ermöglichen insoweit einen Soll-Ist-Vergleich während laufender Projekte. Balken- bzw. Gantt-Diagramme stellen sich als Visualisierungs- und Steuerungselemente für ein Monitoring bzw. Controlling dar. Insgesamt gewährleisten zahlreiche Ansichten unter Project eine zuverlässige Einordnung laufender Projektstatus. Cloudbasiert in Workflows eingebunden diese eingebunden ermöglicht Project eine Kollaboration „in Echtzeit“. Highlights: Basiswissen zur Theorie des Projektmanagements Regelwerke in der Übersicht – etwa die Best-Practise-Methode „Prince2“ Professionelle individuelle und kollaborative Anwendung von MS Project Initiieren, Planen, Durchführen und Überwachen von Projekten Das PLUS: Projektstrukturpläne (PSP) – Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung

Outlook bietet zahlreiche Ansätze, um eine „mächtige“ Arbeitsumgebung zur Organisation von Terminen und Vorhaben – gerade in der Teamarbeit – zu schaffen. Als ein Wesenskern des Büromanagements bedingt ein gekonntes Zeit- und Aufgabenmanagement jedoch die Ausarbeitung konsistenter Arbeitsabläufe (Workflows), an denen sämtliche Beteiligte – nicht zuletzt im Rahmen der neuen Outlook-Gruppen – ihre Arbeit ausrichten müssen. Besonders „Teamkalender“, deren Grundlage Kalendergruppen darstellen, begünstigen eine transparente Zusammenarbeit zentraler und besonders dezentraler Teams sowie deren verbindliche Kommunikation durch automatisch aktualisierte Daten. Highlights: Kalender-Modul – Zuweisung von Terminen in (mobilen) Arbeitsgruppen Aufgaben-Modul – Verwaltung von Vorhaben, auch in der Projektarbeit Wechselseitige Verknüpfung von Terminen und Aufgaben Automatisierung von Arbeitsabläufen auch über die Produktivitätscloud Das PLUS: Theorie des Zeit- und Aufgabenmanagements (Exkurs)

Outlook ermöglicht ein solides Kundenbeziehungsmanagement (engl. Customer Relationship Management, CRM). Aus einer schlüssigen Konfiguration entsprechender Optionen im „Backstage“-Bereich bzw. durch eine detaillierte Anpassung des Kontakte-Moduls selbst ergeben sich weitreichende Möglichkeiten zur Kontaktpflege, die in der Praxis zumeist nur wenig Beachtung finden. Ein professionelles Kundenbeziehungsmanagement erfordert über die rein technischen Voraussetzungen ein gewisses theoretisches Grundlagenwissen – etwa über Aspekte zu Ziel- und Bedarfsgruppen oder zur kundenorientierten bzw. kundenzentrierten Vorgehensweise. Besteht dieses, lassen sich weitere Anwendungsszenarien erschließen. Highlights: Grundlegende Outlook-Einstellungen zur Pflege von Kontakten Einrichtung von Einzel- und Kontaktgruppen („Verteiler“) Planung von Outlook-Datenbanken (Adressbücher u. ä.) Kompatibilität mit weiteren Outlook-Modulen und Word Das PLUS: Theorie des Kundenbeziehungsmanagements (Exkurs)

Erfolgreiche Präsentationen zeichnen sich durch ein im Wortsinne „bildhaftes“ Erzählen von Geschichten aus (Visual Storytelling). Prezi bietet zahlreiche, innovative Möglichkeiten zur Visualisierung und insoweit besondere Animationseffekte, die im Idealfall Präsentationen, die das Publikum durchgängig „in den Bann zu ziehen“ vermögen, ermöglichen – unabhängig vom zugrunde liegenden Thema. Jedoch bildete ein Grundverständnis der technischen Bedienbarkeit von Prezi dazu nur die Basis. Vielmehr ist für die Verwirklichung anspruchsvoller Präsentationsprojekte ein Verständnis für den gekonnten Umgang mit Flächen, Formen, Farben und Schrift (Typografie) unter Berücksichtigung der sogenannten Gestaltgesetze essenziell. Highlights: Prezi im Überblick – grafische Benutzeroberfläche und Funktionalität Gestaltgesetze sowie Flächen, Formen und Farben („Kompositionen“) Storyboards und Regieanweisungen (Struktur „visueller“ Geschichten) Das Geheimnis von Präsentationen, die im Gedächtnis bleiben Das PLUS: Praktische Beispiele und praxisnahe „Mikro-Übungen“

Outlook präsentiert sich als „die“ Schaltzentrale im Büromanagement. Es bildet gleichermaßen die Basis für ein konsistentes – also in sich widerspruchsfreies – und effizientes Zeit- und Aufgabenmanagement sowie die Organisation von Kontakten und folglich für ein Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship, CRM). Zudem ermöglicht es eine zielgerichtete interne sowie externe Unternehmenskommunikation. Außerdem ist Outlook umfassend kompatibel mit weiteren Anwendungen des Office-Pakets von Microsoft bzw. innerhalb der Produktivitätscloud (MS 365), so besonders mit Teams und OneNote. Insoweit eröffnet sich ein hohes Potenzial zur konsequenten Produktivitätssteigerung, und zwar sowohl auf individueller als gerade auch auf Teamebene. Highlights: „Justierung“ der Outlook-Optionen – wesentlicher „Energy“-Faktor E-Mails – individuelle QuickSteps und Regeln für den Posteingang Aufgabenmanagement – Journaleinträge sowie Kollaboration Zeitmanagement – Kalender in der Teamarbeit Das PLUS: Zahlreiche, wirklich (!) unbekannte „Tipps & Tricks“